www.gskvaccinesdirect.ch - Der Webshop für Impfstoffe

Ausgangslage

Bezugsberechtigte Arztpraxen haben ihre benötigten Impfstoffe mittels Faxformular bei GSK oder ihrem Logistikpartner bestellt. Die Bestelldaten wurden manuell erfasst. Falls Impfstoffe nicht verfügbar waren, mussten Bestellungen angepasst bzw. Kunden telefonisch kontaktiert werden.

Problemstellung

Die mangelnde Transparenz über die aktuelle Verfügbarkeit der einzelnen Impfstoffe hatte regelmässig Anpassungen bei den manuellen Bestellungen zur Folge. Ausserdem resultierten Verwechslungen bei Verpackungseinheiten, insbesondere wenn diese angepasst wurden. Insgesamt war der Bestell- und Informationsprozess aufwändig und ineffizient und bei der manuellen Bestellungsaufnahme sind Erfassungsfehler entstanden.

Lösung

GSK soll über ein integriertes System zur Verwaltung der

• bezugsberechtigten Kunden (inkl. Lieferadressen)
• Impfstoffe (inkl. Verpackungseinheiten, Preise, Verfügbarkeit)
• Informations- und Promotionsartikel

verfügen. Dieses soll sowohl die Beschaffung (Nachbestellungen, Aussicht auf Verfügbarkeit) als auch den Vertrieb (Bestellungsabwicklung) unterstützen. Für Grossaktionen wie beispielsweise Grippeimpfungen sind Vorbestellprozesse vorzusehen. Betreffend Verfügbarkeit und lternativimpfstoffe soll das System als Informationsdrehscheibe dienen.

Beitrag der nowhow solutions AG

Die nowhow solutions AG hat die manuelle Faxlösung durch einen modernen Webshop ersetzt. Dabei wurden die Anforderungen des Backoffice-Teams von GSK ebenso detailliert spezifiziert, wie jene für eine effiziente und sichere Bestellabwicklung für die Kunden. Für Auslieferungs-Logistiker wurde eine automatische Schnittstelle realisiert und der Backoffice-Verwaltungsdialog wurde dokumentiert. Das Verhalten in der Online-Applikation wurde anhand von Prototypen verifiziert. Zusammen mit ihrem Hosting-Partner hat nowhow solutions AG die Plattform für den Test- und Produktivbetrieb aufgebaut.

Kundennutzen

Dank der Digitalisierung konnte der Annahmeschluss für Webshop-Bestellungen verlängert werden und die Kunden sind jederzeit über die aktuelle Verfügbarkeit der Impfstoffe informiert.

Direktbestellungen bei GSK sind heute signifikant einfacher. Anpassungen bei der Produkteverfügbarkeit erfolgen innert weniger Minuten im Webbrowser-Dialog, während früher umständlich angepasste Fax-Bestellformulare an Kunden versandt werden mussten.

Hinweise über die Wiederverfügbarkeit der Impfstoffe sind in Form von News-Meldungen und E-Mails möglich.

Projektdaten im Überblick

Applikatorische Daten:

• 40 Impfstoffe in jeweils mehreren Verpackungseinheiten
• rund 2000 Kunden
• mehr als 1000 Bestellungen pro Monat

Technische Daten:

• Framework: Apache OFBiz
• Datenbank: MS SQL
• Schnittstellen: sFTP, SMTP
• Programmiersprache: Java, FTL, XML
• Entwicklungsumgebung: Eclipse